Datenqualität im Unternehmen verbessern: 5 einfache Maßnahmen für KMU

Viele mittelständische Unternehmen wissen, dass ihre Daten nicht optimal sind. Adressen stimmen nicht ganz, Informationen sind doppelt vorhanden oder müssen regelmäßig korrigiert werden. Im Alltag funktioniert trotzdem vieles – mit zusätzlichem Aufwand.

Vielleicht haben Sie schon die Ergebnisse des Quick-Tests vor sich liegen? - Und nun stehen Sie vor der Frage: Wo fange ich an? Die Sorge vor einem uferlosen IT-Projekt ist groß. Doch um die Datenqualität zu verbessern, braucht es im ersten Schritt keine neue Software. Oft sind sprachliche und strukturelle Anpassungen die größten Hebel für effiziente Prozesse im Mittelstand.

1. Das 'Vielnamen-Problem' an der Wurzel packen

Ein häufiger Grund für schlechte Datenqualität ist eine uneinheitliche Terminologie. Wenn Abteilungen unterschiedliche Begriffe für dasselbe Bauteil verwenden, entstehen Dubletten fast zwangsläufig.

• Maßnahme: Erstellen Sie eine Liste von Vorzugsbegriffen für Ihre wichtigsten Stammdaten.

• Ziel: Eine 'Single Source of Truth' auf sprachlicher Ebene schaffen, damit Vertrieb, Technik und Lager vom Gleichen sprechen.

2. Schreibregeln und Benennungen festlegen

Dubletten entstehen oft nicht durch Unwissenheit, sondern durch mangelnde Standards bei der Eingabe. Ob 'Müller GmbH', 'Müller & Co. KG' oder 'Müller Gmbh – für ein System sind das drei verschiedene Datensätze.

• Maßnahme: Definieren Sie klare Schreibregeln (Syntax) für die Erfassung von Namen, Maßeinheiten und technischen Spezifikationen.

• Wirkung: Schon kleine Vorgaben reduzieren den manuellen Korrekturaufwand in der Sachbearbeitung massiv.

  
  

3. Verantwortlichkeiten im Informationsfluss klären

Datenqualität scheitert oft an der Schnittstelle. Wenn nicht klar ist, wer für die finale Freigabe eines technischen Datenfeldes verantwortlich ist, bleiben Informationen lückenhaft oder werden fehlerhaft „nach Gutdünken“ ausgefüllt.

• Maßnahme: Erstellen Sie eine einfache Matrix, die festlegt, wer für welche Datenfelder in den Stammdaten die Hoheit hat.

• Empfehlung: Trennen Sie kaufmännische Datenpflege klar von technischer Präzision.

Wer kümmert sich um welchen Bereich? Foto: Wix

4. Den Sprach-Leitfaden als 'internes Gesetzbuch' etablieren

Damit die Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität nachhaltig wirken, dürfen sie nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter hängen bleiben. Sie müssen schriftlich fixiert werden.

• Maßnahme: Entwickeln Sie einen kompakten Leitfaden für die Datenpflege.

• Inhalt: Der Leitfaden sollte die Naming Conventions, die Terminologie-Vorgaben und die Rollenverteilung enthalten. Er dient als Basis für neue Mitarbeiter und als Referenz bei Unklarheiten.

  
  

5. Modularisierung von Informationen nutzen

In der modernen Dokumentation ist Modularisierung der Schlüssel. Anstatt technische Beschreibungen jedes Mal neu zu tippen, sollten Sie auf standardisierte Textbausteine setzen.

• Maßnahme: Identifizieren Sie wiederkehrende Informationsbausteine in Ihren Dokumenten. Stammdaten oder Ersatzteillisten.

• Nutzen: Sie vermeiden Übertragungsfehler und sorgen dafür, dass Informationen in allen Systemen (ERP, Website, Datenblatt) identisch sind.

  
  

Fazit: Datenqualität ist eine Frage der Disziplin, nicht der Technik

Um die Datenqualität nachhaltig zu verbessern, müssen Sie kein Informatiker sein. Es geht darum, die 'Sprache' Ihres Unternehmens zu ordnen. Klare Begriffe, einheitliche Schreibweisen und definierte Verantwortlichkeiten bilden das Rückgrat für jede erfolgreiche Digitalisierung oder KI-Implementierung.

Der direkte Weg zur Umsetzung

Oft hilft der neutrale Blick von außen, um die sprachlichen Blockaden in Ihren Daten zu lösen, ohne den laufenden Betrieb durch komplexe Prozessberatung zu stören. Oft fördert die Einschaltung einer ‚neutralen Stelle‘ auch die Umsetzung.

Mein Angebot für Ihre Sprachbasis

Über meinen Sprachstruktur + Terminologie-Check analysiere ich gezielt Ihre aktuellen Stammdaten auf sprachliche Konsistenz. Gemeinsam erarbeiten wir in einem fokussierten Workshop die Standards für Ihren künftigen Sprach-Leitfaden.

Interessiert? Lassen Sie uns in einem kurzen Erstgespräch klären, wie wir die 'Vielnamen-Probleme' in Ihrem Unternehmen beenden können.