Informationen gestalten
Eines ist klar. Dokumente, Texte, Informationen wenden sich immer an den Nutzer, die Anwenderin. Sei es bei Bedienungsanleitung, Software-Dokumentation oder etwa Korrespondenz, Angebot, Protokollen.
Ordnende Strukturen in der Technischen Dokumentation sind Funktionsdesign, Information Mapping, Rich Documentation Design. Vergessen Sie die Begriffe gleich wieder. Ich wollte Sie nur erwähnen, damit Sie sicher sein können: Ich weiß, wovon ich rede.
Informationen standardisieren | Nutzer informieren
Vorrangig geht es um zwei Dinge:
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Informationen standardisieren
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Nutzer sinnvoll informieren
zu 1.
Einfache Textmodule erstellen, um sie in Dokumenten, der Korrepondenz, Meldungen wiederzuverwenden.
Informationseinheiten (Topics) erstellen. Diese Informationsblöcke erklären, leiten an, stellen dar. Sie beantworten eine Frage (genau 1). Ihre Aufgabe: Zusammengestellt werden sie etwa zu Handbüchern, kommen im Kundensupport zum Einsatz (Help-Desk), in der Software-Entwicklung, dienen Schulungen, E-Learning als Unterlagen.
zu 2.
Immer geht es dabei um Verständlichkeit. Der Nutzer, die Anwenderin stehen im Fokus, deren Erleben (UX = User Experience): Die Informationen sind streng formalisiert (Schritt-für-Schritt), mit immer gleicher Wortwahl, gleichen Formulierungen, Illustrationen. Die Nutzer sollen nicht durch Unstimmigkeiten irritiert werden.
Des Weiteren können Nutzer auch umgangssprachlich angesprochen werden, siehe Softwaredokumentation, und nach Art ihres Verständnisses ihrer Kenntnisse: Technikerin, Hilfskraft oder kundenorientierter Vertriebsmitarbeiter.
Unterschiedliche Zielgruppe werden unterschiedlich informiert, dazu vorher eine Persona definiert.
Die Technikerin kommt klar, wenn es lediglich heißt ‚Batterie wechseln‘. Die Hilfskraft braucht die Schritt-für-Schritt-Anleitung. Der Vertriebler benötigt eher allgemeine Informationen. Siehe auch den Blogbeitrag über Technische Videoanleitungen.
Schauen Sie zum Thema Informationen gestalten in meinem Blog vorbei:
Technische Videoanleitung – für Nutzer produziert, und normgerecht
Bedienungsanleitung verständlich – Anleitungen besser als ihr Ruf
Informationen ordnen: Wie Sie komfortabel aufräumen
Spare Zeit und Geld: In 5 Schritten zur eigenen Bedienungsanleitung
Bedienungsanleitung erstellen: minimalistisch und schnell
UX-Writing – Nutzer für die Software begeistern
Dokumente optimal organisieren
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