Industrieanlagen bestehen aus Elementen verschiedener Hersteller. Das kann der Antrieb sein, die Systemsteuerung, das können Kondensatoren sein oder auch die Abdeckungen. – Zu den Elementen gehören jeweils sehr viele Informationen, Wie kann ich die Dokumentation besser organisieren?
Sie wissen das aus eigener Erfahrung. Alles muss erfasst und dokumentiert werden. Da werden Manuals etwa zu Inbetriebnahme, Betrieb und Instandhaltung geliefert, ebenso Stücklisten und technische Zeichnungen. Mittlerweile werden digitale Dokumente bevorzugt. Doch nicht selten liegen sie lediglich als Hardcopys vor. Von Einheitlichkeit kann also keine Rede sein.
Richtlinie: Dokumente optimal organisieren
Hier setzt die VDI 2770 an. Die Richtlinie wurde 2020 veröffentlicht, von der Gesellschaft Verfahrenstechnik und Chemieingenieurwesen (VDI). Sie soll die Organisation der Dokumentation erleichtern. Vor allem in komplexen Systemen wie in der Anlagen- und Verfahrenstechnik. Sei es in Chemie und Pharma, Recycling- und Umweltbranche, in der Getränke- und Lebensmittelindustrie, nicht zuletzt in der Biotechnologie.
Wie verbindlich sind VDI-Richtlinien?
Fragen Sie sich, wie verbindlich VDI-Richtlinien sind. Googelt man, so erhält man unterschiedliche Ergebnisse. – Nun hoffe ich, Wikipedia hat sorgfältig recherchiert.
Dort heißt es unter anderem, eine VDI-Richtlinie sei eine richtungsweisende Arbeitsunterlage. So weit, so unklar. Sie gebe „fundierte Entscheidungshilfen“, sei ein „Maßstab für einwandfreies technisches Vorgehen“. Es handle sich um Empfehlungen. Und jetzt wird es spannend: „Ihre Anwendung steht jedem frei, das heißt, man kann sie anwenden, darf aber die Einhaltung des Stands der Technik auch auf andere Weise sicherstellen.“
Dokumente klassifizieren und Metadaten festlegen
Zurück zur VDI 2770: Hier ein grober Überblick über die vom Verein empfohlene Vorgehensweise:
Dokumente klassifizieren. Zuerst von einem Texterkennungsprogramm (OCR) auslesen lassen. Kein Hexenwerk. Geht aber nur digital, daher müssen Hardcopys eingescannt werden. Nun Kategorien aufstellen. Beispielsweise Wartung, Fehlersuche, Schaltplan. Um nur wenige Beispiel zu nennen.
Metadaten aufstellen, pro Dokument, im XML-Format. Das beinhaltet einen bereits vordefinierten Datensatz, um das Dokument eindeutig zu erkennen. Dazu gesellen sich Daten zur erwähnten Klassifizierung, zum Autor, eine Kurzbeschreibung und sehr vieles mehr.
Dokumente optimal organisieren. Hier finden Sie eine eingängige Übersicht zur Klassifizierung:
Ja, doch, eine archivierbare PDF erstellen
Jetzt wird es spannend, denn es soll – entgegen dem Zugzwang zur Digitalisierung – neben der XML-Datei auch eine PDF/A als Dokument erstellt werden, also eine archivierbare PDF. Doch die Begründung ist nachvollziehbar. Handelt es sich doch in der Verfahrenstechnik in der Regel um Anlagen, die sehr lange in Betrieb bleiben, etwa in der Energieerzeugung oder in der Papierindustrie. In fünfzig Jahren liegt die PDF/A noch vor, auf die Dokumententypdefinition (DTD) bei den XML-Dateien kann man sich nicht unbedingt verlassen.
Quellen und mehr dazu:
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